Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej wydane zostało na podstawie art. 2981 kodeksu pracy. Przepisy tego rozporządzenia w pełni stosuje się do dokumentacji pracowniczej osób, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r. co oznacza, że nasze papierowe, pracownicze „teczki” prowadzone dotąd, pozostaną w zasobach pracodawców.
Rozporządzenie nie przewraca wszystkiego „do góry nogami”, lecz zachowuje dotychczasową logikę dokumentowania stosunku pracy, jednakże pozwala na skorzystanie z ułatwień, jakie przynosi nowoczesna technika cyfrowa. Nadal pracodawca będzie prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Akta osobowe pracownika składają się z 4 części. W części A przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
W części B przechowuje się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W tym zbiorze zawarte są m.in. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy, umowa o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków), czy dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. W części B przechowuje się również potwierdzenia zapoznania się przez pracownika: z treścią regulaminu pracy, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji. Są tam również zgromadzone potwierdzenia poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami.
W skład części B wchodzą również dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego, dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego.
Znajdą tam także miejsce oświadczenia pracownika będącego ojcem, matką lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem, dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich, umowy o zakazie konkurencji, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.
W części C dokumentów pracowniczych gromadzi się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, kopię wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę.
W części D umieszcza się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej ma być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym m.in. zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur. System powinien również zapewnić stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych. Niezbędna jest także możliwość (tzw. funkcjonalność) wydruku dokumentacji.
Dokumentacja pracownicza nowych pracowników nie będzie już przechowywana 50 lat; czas ten skraca się do lat 10 z tego względu, iż informacje niezbędne do ustalenia uprawnień do świadczeń społecznych będą przekazywane w stosunku do tych osób na bieżąco do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Piotr Świątecki
***
Autor jest inżynierem i prawnikiem, dyrektorem biura w Kancelarii Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, publicystą związanym z transportem; w przeszłości pracował m.in. w ministerstwie transportu i kancelarii premiera; autor kilkunastu książek (m.in. na temat prawa kolejowego); przez 13 lat arbiter zamówień publicznych.
Autor prezentuje w tekstach swoje prywatne poglądy.
